Einsatz von Künstlicher Intelligenz
Gegenstand und Anwendungsbereich
Der Verantwortliche setzt im Rahmen der Erbringung von Beratungs-, Begleitungs- und Lehrleistungen technische Hilfsmittel ein, die auf Verfahren der Künstlichen Intelligenz basieren (im Folgenden „KI-Systeme“). Dieser Abschnitt informiert über Art, Umfang, Zweck und Rechtsgrundlagen der in diesem Zusammenhang erfolgenden Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 13 und Art. 14 DSGVO.
Zweck der Verarbeitung
Der Einsatz von KI-Systemen erfolgt ausschließlich zur internen Unterstützung bei der Bearbeitung von Auftrags- und Mandatsinhalten. Verarbeitungszwecke sind im Einzelnen die Analyse, Strukturierung und Zusammenfassung von Dokumenten und Sachverhaltsdarstellungen, die Ausarbeitung und Vorbereitung von Beratungsunterlagen sowie die Unterstützung bei der Erstellung schriftlicher Ausarbeitungen und Gutachten.
Verarbeitete Datenkategorien
Soweit es zur Auftragserfüllung erforderlich ist, können im Rahmen der KI-gestützten Bearbeitung personenbezogene Daten verarbeitet werden, die Kunden und Klienten im Zuge der Auftragserteilung oder des laufenden Auftragsverhältnisses übermittelt haben. Verarbeitete Datenkategorien umfassen insbesondere Namen, Kontaktdaten, Vertragsdaten, Sachverhaltsdarstellungen sowie sonstige dem Auftrag zugrunde liegende Dokumente und Informationen.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des KI-Einsatzes erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Verarbeitung zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistung unmittelbar erforderlich ist, sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit das berechtigte Interesse an einer effizienten und qualitätsgesicherten Leistungserbringung die schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen überwiegt. Bei der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO wird vorab eine ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a iVm Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO eingeholt.
Drittanbieter und Drittlandtransfer
Die eingesetzten KI-Systeme werden von Drittanbietern betrieben. Eine Übermittlung personenbezogener Daten an diese Anbieter ist technisch bedingt möglich. Der Verantwortliche stellt sicher, dass der Einsatz dieser Systeme ausschließlich unter Bedingungen erfolgt, die ein dem europäischen Datenschutzrecht entsprechendes Schutzniveau gewährleisten. Soweit Anbieter in Drittländern ansässig sind, erfolgt die Datenübermittlung auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO oder einer Angemessenheitsentscheidung gemäß Art. 45 DSGVO.
Grundsatz der Datenminimierung
Der Verantwortliche verpflichtet sich, bei der Nutzung von KI-Systemen den Grundsatz der Datenminimierung gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO zu wahren. Personenbezogene Daten werden, soweit technisch möglich und sachlich vertretbar, vor der Verarbeitung durch KI-Systeme anonymisiert oder pseudonymisiert. Es werden ausschließlich jene Daten eingesetzt, deren Verarbeitung für die konkrete Aufgabenstellung unbedingt erforderlich ist.
Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfaltet oder diese in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt. KI-Systeme dienen ausschließlich der Unterstützung der menschlichen Bearbeitung und ersetzen keine eigenverantwortliche fachliche Entscheidung des Verantwortlichen.
PRÜFUNGSFIT
- Überblick und betroffene Personen
Die PRÜFUNGSFIT-Leistungen umfassen die Online-Kurse „PRÜFUNGSFIT Unternehmertraining“ und „PRÜFUNGSFIT Ausbilder“, Einzelstunden sowie Inhouse-Kurse für Betriebe. Betroffen sind folgende Personengruppen:
- Interessent:innen, die eine Buchungsanfrage stellen
- Teilnehmende an Kursen, Einzelstunden, der persönlichen Generalprobe oder Simulation
- Ansprechpersonen von Betrieben, die einen Inhouse-Kurs buchen
- Buchungsanfrage per E-Mail
11.1 Verarbeitete Daten
Die Buchungsanfrage erfolgt per E-Mail. Verarbeitet werden die Angaben, die Sie darin machen, insbesondere Vor- und Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewünschtes Angebot und gewünschter Termin, gegebenenfalls Rechnungsempfänger und UID-Nummer sowie bei Einzelstunden die gewünschten Inhalte.
11.2 Zweck und Rechtsgrundlage
Die Daten werden zur Bearbeitung der Anfrage, zur Rechnungslegung und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen verarbeitet (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO).
11.3 Speicherdauer
Kommt kein Vertrag zustande, werden die Daten sechs Monate nach dem letzten Kontakt gelöscht. Kommt ein Vertrag zustande, gilt Pkt 16.
- Durchführung der Kurse
12.1 Verarbeitete Daten
| Kategorie | Daten |
| Stamm- und Kontaktdaten | Vor- und Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer |
| Vertrags- und Rechnungsdaten | gebuchte Leistung, Termine, Rechnungsbetrag, Rechnungsempfänger, UID-Nummer |
| Zahlungsdaten | Zahlungseingang, Name der zahlenden Person und Kontoverbindung laut Kontoauszug |
| Teilnahmedaten | Anwesenheit in den Gruppeneinheiten, Termine der Einzelstunden, Generalprobe oder Simulation |
| Feedbackdaten | Notizen zur persönlichen Generalprobe bzw. Simulation für das Feedbackgespräch |
| Bild- und Tondaten | Bild und Ton während der Live-Einheiten; diese werden übertragen, aber nicht aufgezeichnet |
12.2 Zwecke und Rechtsgrundlagen
- a) Vertragserfüllung (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO): Organisation und Durchführung der Kurse, Versand von Zugangslinks und Kursunterlagen, Terminvereinbarung, Feedbackgespräch, Ausstellung von Teilnahmebestätigungen und Rechnungen.
- b) Rechtliche Verpflichtung (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO): Aufbewahrung von Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen nach § 132 BAO.
- c) Berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO): Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen sowie Verbesserung der Kurse anhand anonymisierter Auswertungen.
12.3 Keine Aufzeichnung
Die Live-Einheiten, die Generalprobe und die Simulation werden von KLABACHER.NEXTGEN nicht aufgezeichnet. Teilnehmende können die Kamera in den Gruppeneinheiten deaktivieren; für die persönliche Generalprobe bzw. Simulation ist die Kamera erforderlich.
- Videokonferenzdienst
Die Online-Einheiten werden über den Videokonferenzdienst [Anbieter, Firmenname und Sitz einsetzen] durchgeführt. Dabei werden insbesondere Name bzw. Anzeigename, E-Mail-Adresse, Bild- und Tondaten, Chatnachrichten sowie technische Verbindungsdaten (IP-Adresse, Gerätedaten, Zeitpunkt der Teilnahme) verarbeitet.
Der Anbieter ist als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art 28 DSGVO tätig; ein entsprechender Vertrag wurde abgeschlossen. Sofern Daten in ein Land außerhalb des EWR übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (Art 45 DSGVO), insbesondere des EU-US Data Privacy Framework, oder von Standardvertragsklauseln (Art 46 Abs 2 lit c DSGVO). [Zutreffende Grundlage nach Wahl des Anbieters einsetzen.]
Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO).
- Empfänger der Daten
Personenbezogene Daten werden nur übermittelt, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, und zwar an:
- den Anbieter des Videokonferenzdienstes (Pkt 13) sowie den E-Mail-Provider [Anbieter einsetzen] als Auftragsverarbeiter;
- den Fachpartner für das Rechnungswesen, soweit er Einheiten durchführt; er ist vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet und verarbeitet die Daten nur im Auftrag von KLABACHER.NEXTGEN [Name einsetzen; Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen];
- die steuerliche Vertretung und Kreditinstitute zur Abwicklung von Zahlungen und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten;
- bei Inhouse-Kursen den buchenden Betrieb: Dieser erhält auf Anfrage die Teilnahmebestätigungen bzw. die Anwesenheit seiner Mitarbeitenden. Inhalte des Feedbackgesprächs werden dem Betrieb nur mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person mitgeteilt.
Eine Übermittlung an die Meisterprüfungsstellen oder an sonstige Dritte findet nicht statt.
- Freiwillige Angaben
Teilnehmende können freiwillig mitteilen, ob sie die Prüfung bestanden haben, oder einer Veröffentlichung ihrer Rückmeldung als Erfahrungsbericht zustimmen. Diese Daten werden nur auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO). Prüfungsergebnisse werden ausschließlich anonymisiert zur Ermittlung der Bestehensquote ausgewertet. Erfahrungsberichte werden nur in der freigegebenen Form veröffentlicht. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Art 7 Abs 3 DSGVO).
- Speicherdauer, Rechte und Kontakt
16.1 Speicherdauer
| Daten | Speicherdauer |
| Buchungsanfragen ohne Vertragsabschluss | sechs Monate ab dem letzten Kontakt |
| Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen | sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres (§ 132 BAO) |
| Teilnahmedaten und Teilnahmebestätigungen | drei Jahre ab Kursende |
| Notizen zur Generalprobe bzw. Simulation | bis drei Monate nach Kursende |
| E-Mail-Korrespondenz | drei Jahre ab dem letzten Kontakt |
| Freiwillige Angaben nach Pkt 15 | bis zum Widerruf der Einwilligung |
16.2 Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art 22 DSGVO findet nicht statt.
16.3 Ihre Rechte
Ihnen stehen die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu (Art 15 bis 21 DSGVO); im Übrigen gelten die Ausführungen der allgemeinen Datenschutzerklärung zum Widerspruchsrecht und zu den sonstigen Betroffenenrechten.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at.
16.4 Kontakt
Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an office@klabacher-nextgen.at oder postalisch an Mag.iur. Patrick J. Klabacher, MIM, Höglwörthweg 4, 5020 Salzburg.
